Pour que les registres des familles soit régulièrement mis à jour, les autorités suisses doivent être informées des changements d'état civil des citoyens suisses et des bi-nationaux (naissance, mariage, décès, divorce).
L'inscription de ces changements est basée sur différents règlements ainsi que sur une structure définie (commune / canton / confédération) avec des compétences bien précises. La plupart des communes possèdent un Bureau avec les registres suivants:

Le Registre des naissances
Le Registre des décès
Le Registre des mariages
Le Registre des reconnaissances de paternité
Le Registre des familles

Le Registre des familles se trouve dans la "commune d'origine". Chaque citoyen suisse est inscrit dans une commune dite "lieu d'origine".
Le rôle des missions suisses à l'étranger est de transmettre les changements du statut des Suisses qui ont eu lieu à l'étranger  aux autorités compétentes suisses pour que ces changements puissent êtres inscrits dans les Registres des familles. Les citoyens suisses sont donc priés de présenter les documents mentionnés dans les listes ci-jointes à la mission suisse compétente.